A presente política define a estratégia geral de governança corporativa e firmar os compromissos da Embracon, com base na aplicação dos mais elevados padrões éticos e em conformidade com as legislações vigentes, normativos e políticas internas, buscando a excelência em Governança Corporativa. Desse modo, os quatro objetivos principais desta política são:
Essa política se destina:
O relacionamento entre os agentes de governança da EMBRACON é regido por princípios que visam conferir segurança aos negócios e auxiliar na concretização da missão e propositos organizacionais.
Ao adotar as boas práticas de governança corporativa, a EMBRACON demonstra que sua administração se compromete com os princípios básicos a seguir:
Transparência - consiste em disponibilizar ao mercado todas as informações que a empresa entende gerar valor para a organização e para os públicos de relacionamento e prospects, de forma objetiva, clara, confiável e tempestiva.
A comunicação interna deve ser efetuada com clareza e objetividade, além de estar adequada ao público alvo a que se pretende informar.
Equidade - A Embracon prima pelo tratamento justo e isonômico de todas as partes interessadas, levando em consideração seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas.
Prestação de contas - consiste no dever de prestar contas de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuar com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis.
Responsabilidade corporativa: Os agentes de governança corporativa devem zelar pela integração das práticas ambientais, sociais e de governança, manter a viabilidade econômica-financeira.
Compliance (Conformidade): Área responsável pelo cumprimento de todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis, além de assegurar a adesão dos colaboradores, fornecedores, parceiros e franqueados aos padrões éticos e de integridade estabelecidos, visando a mitigação dos riscos de Compliance.
Participação Ativa dos Stakeholders: Envolver e considerar os interesses das diversas partes interessadas na tomada de decisões corporativas.
Sustentabilidade: Integrar práticas sustentáveis nas operações e estratégias da empresa, visando o equilíbrio entre os aspectos econômicos, sociais e ambientais.
Diagrama de Governança
Atribuições e responsabilidades: Pensar a missão, monitorar e avaliar o conselho de administração, avaliar o cenário macro (econômico e político) e avaliar, acompanhar, e aprovar os resultados e demonstrações financeiras da empresa.
O conselho de administração é composto pelos sócios da Embracon, 2 conselheiros independentes, 2 representantes de cada holding familiar, convidados e pela vice-presidência.
Atribuições e responsabilidades: Fixar a orientação estratégica da organização, Zelar a imagem institucional e reputação da organização, Eleger e destituir membros da diretoria executiva, Zelar para que a diretoria esteja apta a exercer suas responsabilidades, Avaliar o desempenho e gestão dos VPs, Escolher e/ou destituir auditores independentes, bem como da auditoria interna, Aprovar o orçamento anual e o plano de investimentos, Deliberar sobre pagamento de dividendos, Aprovar o orçamento da remuneração da Diretoria Executiva, Monitorar e aprovar contratações, promoções, demissões e remunerações da diretoria executiva e dos gerentes Staff, Convocar Assembleias/Reuniões, Assegurar a existência de uma estrutura adequada de gerenciamento de riscos e controles internos, bem como das políticas internas.
Grupos de trabalho estratégicos para apoio ao Conselho de Administração com objetivo de repensar, provocar o conselho de assuntos relevantes para o negócio. Os núcleos não constituem atividades operacionais como nos comitês e o seu papel e captar oportunidades de mercado, trazer provocações ao conselho e realizar estudos demandados pelo conselho. Após aprovação de um trabalho realizado pelo núcleo o mesmo deve ser direcionado para a Vice-Presidência relacionada para que seja colocado na operação. É importante destacar que a natureza do núcleo não pode ser operacional e nem decisória para que a essência provocativa de movimentar mudanças seja preservada.
Abaixo a atribuição dos núcleos:
Atribuições e responsabilidades: Monitorar o comportamento do mercado relacionado; Monitorar as formas de remuneração da força de vendas; Monitorar o desempenho dos parceiros x internos; Gerenciar os GPEs (Grupos de Propósitos Específicos) no estudo de algo novo;
Atribuições e responsabilidades:Monitorar os indicadores de imagem institucional da empresa; Monitorar o Market Share; Monitorar as melhores práticas de atendimento ao cliente no mercado; Gerenciar os GPEs (Grupos de Propósitos Específicos) no estudo de algo novo;
Atribuições e responsabilidades: Pensar, arquitetar e demandar soluções com foco em inovação incremental, Modelar a cultura de inovação de forma com que toda a liderança motive a pensar “fora da caixa”, sempre com foco no cliente e rentabilidade ao negócio, aproximar a empresa de ecossistemas de Startups com o foco de gerar inovação incremental, discutir e monitorar mercado com o olhar de disrupção, provocar o conselho sobre criação de novos produtos, processos e mudanças em geral, provocar o conselho para novos mercados/novos negócios, Gerenciar GPEs (Grupos de Propósitos Específicos) no estudar algo novo.
Atribuições e responsabilidades: Monitorar a Matriz de Cargos e Responsabilidades até o nível de Diretoria; Monitorar a execução periódica das avaliações dos talentos - mapeamento sucessório de talentos; Promover Benchmark (estudo da concorrência), com as empresas de melhores práticas de mercado; Monitorar as práticas GPTW; Monitorar Cultura Organizacional; Gerenciar GPEs (Grupos de Propósitos Específicos) para estudar algo novo.
Atribuições e responsabilidades: O núcleo de risco é responsável por assessorar o Conselho de Administração no desempenho de suas atribuições relacionadas à Gestão de Riscos.
O conceito de comitês para nós está relacionado a atividades que tocam operações da vice-presidência e eles existem para monitorar assuntos de forma segregada das operações para não gerar conflito de interesse com reporte direto e independente ao conselho de Administração, são eles:
Atribuições e responsabilidades: Analisar e julgar as eventuais infrações e violações aos Códigos de Conduta Ética, e/ou às políticas e normas do Grupo Embracon; Garantir que as infrações e violações sejam seguidas de ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis; Assegurar que o Conselho de Administração esteja ciente dos assuntos que possam causar impacto significativo à imagem da Embracon.
Atribuições e responsabilidades: Contribuir com as associações classistas discutindo eventuais impactos quando da possibilidade de alteração de cargas tributárias; e Discutir, quando houver alterações significativas em tributos os impactos nos negócios Embracon.
Atribuições e responsabilidades: Fornecer orientação estratégica e garantir que sejam alcançados os objetivos do negócio da EMBRACON, bem como da Lei Geral de Proteção de Dados; Aprovação de normas, ações e orientações pertinentes à Política de Segurança da Informação e de Proteção de Dados e Privacidade; Apoiar as ações de conscientização e capacitação pessoal, visando difundir os conhecimentos relativos à Segurança da Informação para dar efetividade aos colaboradores; Garantir que os riscos à Proteção de Dados Pessoais e Segurança da informação sejam analisados, avaliados e tratados de acordo com o apetite de risco da Embracon e a lei brasileira, conforme definido na metodologia de gestão de riscos adotada pela Embracon; Apoiar na definição de investimentos em recursos tecnológicos e implementação de controles que agregam o valor à Segurança da Informação e Proteção de Dados Pessoais; Propor a adoção de medidas necessárias às adequações normativas e procedimentos complementares à Política de Segurança da Informação, Proteção de Dados e Privacidade, podendo ou não ser submetidas ao Comitê para deliberação; Assegurar que o Conselho de Administração esteja ciente dos assuntos que possam causar impacto significativo à segurança da informação e Proteção de dados da EMBRACON; Encaminhar para deliberação do Conselho de Administração os assuntos relacionados a cargos executivos.
Atribuições e responsabilidades: P lanejar e acompanhar a execução da estratégia de sustentabilidade da empresa; Disseminar a estratégia de sustentabilidade para toda empresa; Garantir que as ações dos Grupos de Trabalho e outros comitês estejam alinhadas com a estratégia da empresa; Monitorar as informações e indicadores de sustentabilidade da empresa; Demonstrar, através de ações, que é dever de toda a empresa desenvolver relações ganha-ganha com a sociedade e trabalhar para um mundo melhor; Revisar a Política e os compromissos de sustentabilidade periodicamente; Coordenar a elaboração e aprovação dos Relatórios de Sustentabilidade da empresa.
Atribuições e responsabilidades: Tem como atribuição propor e acompanhar a implementações de melhorias nos processos internos da Embracon visando facilitar o relacionamento com os clientes.
Atribuições e responsabilidades:avaliar os créditos mais relevantes, e, validar periodicamente a aderência da política de crédito propondo mudanças ao Board conforme necessidade e mercado.
Além dos Comitês relacionados ao Conselho de Administração a Embracon conta com outros comitês para deliberar acerca de assuntos específicos e pontuais e de cunho operacional. São comitês de trabalho, com data de inicio e fim mesmo que alguns atuem de forma mais alongada na estrutura.
A vice-presidência administrativa responde pelos resultados globais, retorno sobre o capital investido, desenvolvimento, expansão e excelência empresarial da empresa, através de adequado planejamento, organização, direção e controle geral, tanto dos negócios quanto das atividades operacionais, administrativas e institucionais da empresa.
A partir de diretrizes e políticas gerais definidas pelo Conselho de Administração, em conjunto com o ocupante, este é responsável, em conjunto com a VP Administrativo Financeiro, pelo planejamento, implementação e direção dos processos e estratégias comerciais, a fim de assegurar a expansão dos negócios, avaliar tendência do mercado, detectar e direcionar oportunidades de negócios visando um posicionamento estratégico e diferenciado da marca, para atingimento e/ou superação dos objetivos de venda, faturamento, lucratividade dentro dos prazos previstos e ao menor custo possível, de modo a garantir a qualidade da sua gestão, em conformidade com as legislações e normas regulatórias que afetam o grupo embracon, bem como a sua expansão e excelência empresarial.
As diretorias agrupam um conjunto de funções gerenciais especializadas, responsáveis por subconjuntos de macroprocessos com naturezas e objetivos diferentes sendo, normalmente, dirigidas por um membro da alta direção com conhecimentos específicos e treinamento em suas áreas.
São atribuições das diretorias:
Em relação à Diretoria de GRC (Governça Riscos e Compliance), ressalta-se que a área de Governança e Compliance nela contida está funcionalmente ligada a esta Diretoria e se subordina ao Comitê de Ética e Conselho de Administração, que demanda as diretrizes, recebe reporte e supervisiona a atuação de Compliance, que pode a qualquer tempo alçar o Conselho de Administração para tratar qualquer assunto.
As gerências respondem por funções coesas. A função é uma subdivisão arbitrária de uma área de atividade que quando o tamanho ou natureza do negócio o justifica, deve preferencialmente, ser desempenhada por um especialista. Funções coesas envolvem subconjuntos de macroprocessos de mesma natureza e objetivos diferentes.
O Gerente, em sua relação diária com as suas coordenadorias e profissionais de nível superior deve orientar o que fazer de forma clara.
Constituem instrumentos formais de governança corporativa:
O gerenciamento de riscos e ambiente de controles internos na Embracon segue o conceito das três linhas do IIA (The Institute of Internal Auditors), que representa a governança, responsabilidades e as subordinações dentro do processo, trazendo sinergia, mas também mitigando potenciais conflitos que possam existir nessas atividades.
Primeira linha, onde estão inseridas as áreas de negócio e suporte que estão diretamente relacionados a entrega do produto ou serviço do negócio. São responsáveis pelo gerenciamento dos riscos do negócio, identificando, e reportando os seus riscos inerentes como parte das atividades do dia a dia, bem como pela adequada execução de seus controles mitigatórios.
Segunda linha, representada pelas áreas de Gestão de Riscos, Controles Internos, Compliance e Segurança da Informação, responsáveis por apoiar, monitorar e questionar questões relacionadas ao gerenciamento de riscos corporativos e ao ambiente de controle interno na organização, e junto à primeira linha.
Terceira linha, representada pela Auditoria Interna que tem a responsabilidade de avaliar de forma independente a eficácia do gerenciamento de riscos e dos controles internos na organização quanto ao atingimento dos objetivos do negócio.
A estrutura de reporte e responsabilidades de gerenciamento de riscos e controles internos na Embracon estão definidas na política interna PC 034 - Política de Governança de Risco.
O portal de Governança da Embracon é utilizado para a adequada organização, guarda e disponibilização simultânea aos membros dos Órgãos de Governança da administradora, com segurança e agilidade, das informações e documentos necessários para participação das reuniões.
Além disso, os demais documentos internos aplicáveis estão divulgados no portal “A Casa”.
A presente política será revisada a cada dois anos ou sempre que forem identificados fatos que gerem impactos sobre as presentes disposições.
