Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro

Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro

1. APRESENTAÇÃO

O objetivo dessa política é estabelecer o Programa de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo da Embracon e firmar o compromisso da alta administração dessa companhia com a ética, e com a efetividade e melhoria contínua desse programa. Por meio dessa política estarão as diretrizes para a estrutura de governança que serão necessárias para seu cumprimento, observando todo o arcabouço legal relacionado.

2. ABRANGÊNCIA

A política de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo engloba todos os produtos e serviços administrados pela Embracon, de sua carteira e seus representantes, bem como deve ser conhecida e atendida por todos seus colaboradores, prestadores de serviços terceirizados, e parceiros.

3. TIPIFICAÇÕES

Lavagem de dinheiro: conforme artigo 1º da Lei 9.613/98 consiste em ocultar ou dissimular a natureza, origem, localização, disposição, movimentação ou propriedade de bens, direitos ou valores provenientes, direta ou indiretamente, de infração penal.

Terrorismo: conforme artigo 2º da Lei 13.260/2016 consiste na prática por um ou mais indivíduos dos atos previstos neste artigo por razões de xenofobia, discriminação ou preconceito de raça, cor, etnia e religião, quando cometidos com a finalidade de provocar terror social ou generalizado, expondo a perigo pessoa, patrimônio, a paz pública ou a incolumidade pública.

Financiamento ao Terrorismo: conforme conceito proposto pelo Banco Mundial é o apoio financeiro, por qualquer meio, ao terrorismo ou àqueles que incentivam, planejam ou cometem atos de terrorismo.

Entre as diversas formas de arrecadação de fundos, encontram-se doações pessoais, lucros de empresas e organizações filantrópicas ou mesmo fontes criminosas, como tráfico de drogas, contrabando de armas, bens e serviços tomados indevidamente à base da força, fraude, sequestro e extorsão.

Penalidades: a não aderência da instituição às exigências regulatórias pode incorrer em:

  • Âmbito Criminal: reclusão de 3 (três) a 10 (dez) anos e multa;

  • Âmbito Administrativo: advertência, multa pecuniária, inabilitação temporária de até 10 anos, podendo acarretar na cassação ou suspensão da autorização para o exercício de atividade, operação ou funcionamento.

4. ESTRUTURA E RESPONSABILIDADES DO PROGRAMA DE PREVENÇÃO A LAVAGEM DINHEIRO

O cumprimento do programa de prevenção a lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo deve ser realizado por todos os colaboradores e funções da Embracon.

A seguir apresentaremos as atividades das equipes que estão diretamente relacionadas a esse programa:

4.1. Governança e Compliance

ANALISTA DE ÉTICA E CONFORMIDADE

  • Análise dos alertas identificados pelo sistema responsável pelo monitoramento de clientes e transações financeiras;

  • Elaboração de Dossiês com o detalhamento das análises que subsidiaram a sugestão de comunicar ou não ao COAF um indício de lavagem de dinheiro;

  • Responsável pela elaboração das Atas de reunião do Comitê;

  • Enviar comunicações ao COAF, após revisão do Coordenador de Governança e Compliance e deliberação do comitê.

COORDENADOR GOVERNANÇA E COMPLIANCE

  • Garantir a qualidade na elaboração dos dossiês;

  • Monitorar as notas atribuídas ao COAF, em relação à qualidade das comunicações de operações/situações atípicas enviadas aquele órgão, para aprimorar o processo de análise e preenchimento das comunicações;

  • Adequar o processo de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e anti-terrorismo de acordo com as normas, circulares e leis vigentes, bem como, as necessidades devido a perfil de cliente e produtos da companhia.

  • Avaliar novos produtos e serviços tendo em vista o risco de lavagem de dinheiro.

HEAD DE GOVERNANÇA, RISCOS E COMPLIANCE

  • Em casos de não ocorrências de situações passíveis de comunicação no ano corrente, efetuar declaração negativa ao COAF.

  • Responsável pelo cumprimento das obrigações contido nesta Política, conforme previsto na Circular 3978/2020 editada pelo Bacen, e pela assinatura de toda e qualquer comunicação relacionada ao assunto, Conforme aprovação do Conselho de Administração.

  • Monitorar o cumprimento dos dispositivos contidos nos regulamentos, normas, leis e circulares relacionados a prevenção a lavagem de dinheiro e anti-terrorismo.

4.2. Crédito e Cobrança

O Departamento de crédito e cobrança deverá manter observância em seus processos de crédito e aquisição de cotas, quanto à compatibilidade financeira do perfil do cliente versus os produtos a serem adquiridos.

A observância de qualquer inconsistência deverá ser notificada a equipe de Governança e Compliance.

4.3 Adesões

O Departamento de Adesões é responsável por conferir todos os campos contidos nas propostas versus documentos recebidos, a observância de qualquer inconsistência sujeitará o bloqueio da comissão da equipe de vendas, em casos de preenchimento incorreto sem a devida correção.

4.4 Pós Vendas

A equipe de pós-vendas com o objetivo de conhecer melhor o cliente e assegurar que a negociação foi realizada de forma clara e transparente, aciona o cliente para verificação e confirmação de dados cadastrais.

4.5 Tecnologia da Informação

Tecnologia da Informação será responsável por dar suporte e manter em funcionamento os sistemas utilizados para aferição das transações financeiras atípicas.

Deverá ser observado igualmente o adequado funcionamento, parametrização e consistência dos sistemas utilizados para coleta de dados de clientes, sejam eles quais forem.

4.6 Riscos e Controles Internos

O Departamento de Riscos e Controles Internos realizará monitoramento anual dos dados cadastrais dos clientes, realizará a avaliação de efetividade, bem como formalizar planos de ação para a correção dos pontos de desvios identificados junto às áreas responsáveis.

4.7. Auditoria Interna

A auditoria interna terá como responsabilidade auditar com uma abordagem sistêmica, disciplinada e independente o processo de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Anti Terrorismo, com objetivo de avaliar se todos os objetivos, políticas e arcabouço legal estão sendo cumpridos, bem como se estão sendo empregadas as melhores práticas processuais e de gerenciamento de riscos.

As possíveis deficiências identificadas ao resultado desses trabalhos deverão ser alvo de planos de ação para correção dos mesmos. Será igualmente responsabilidade da Auditoria Interna o acompanhamento e validação desses planos de ação, garantindo assim a remediação proposta.

Os resultados dos trabalhos de auditorias deverão ser apresentados as Vice-Presidências e Conselho de Administração até a data de 31/03, relativo ao período auditado com data-base de 31/12 do ano anterior.

4.8. Comitê de PLD/FT

O comitê terá como atribuição a deliberação da comunicação dos casos suspeitos de lavagem de Dinheiro e financiamento ao Terrorismo, ao COAF, com base nos dossiês elaborados pelo Analista de Ética e Conformidade e aprovados pelo Coordenador de Governança e Compliance.

O Comitê de PLD/FT é constituído, por no mínimo 03 (três) membros, todos formalmente nomeados pela Vice-presidência Administrativa.

São membros do Comitê de PLD: 1 Coordenador de Governança e Compliance, 1 Head de Governança, Riscos e Compliance e 1 Gerente de Departamento de Crédito e Cobrança.

Mensalmente serão realizadas reuniões ordinárias, para deliberação dos assuntos relativos à prevenção à “Lavagem” de dinheiro e excepcionalmente, sempre que necessário, ocorrerão às reuniões extraordinárias.

A apresentação dos casos que serão abordados e a elaboração da Ata de reunião, bem como sua guarda, são de responsabilidade do Departamento de Governança e Compliance.

Toda documentação que suporta as análises e comunicações realizadas ao COAF, devem ser arquivadas por até 10 (dez) anos, em diretório e sistema específico da Área de GRC, na rede da empresa.

Os detalhes específicos das atribuições e responsabilidade do comitê constam do Estatuto do Comitê de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo.

4.9. Conselho de Administração

São atribuições do Conselho Administrativo:

Os detalhes específicos das atribuições e responsabilidade do comitê constam do Estatuto do Comitê de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo.

  • Aprovar a Política de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro – PLD/FT;

  • Indicar ao Banco Central do Brasil (Bacen), um Diretor(a) responsável pelo cumprimento das obrigações contidas nesta Política e pela assinatura de toda e qualquer comunicação relacionada ao assunto.

  • Ciência ao Manual de PLD/FT;

  • Comprometimento com efetividade e melhoria da política de PLD/FT.

Caberá a todos os envolvidos, conforme acima listado, manter sigílo e não ciência aos terceiros, acerca das informações contidas nas análises e comunicações efetuadas ao COAF. Considerando inclusive que o CPF/CNPJ comunicado somente deve ser informado aos órgãos competentes, quando solicitado.

5. AVALIAÇÃO INTERNA E CLASSIFICAÇÃO DE RISCO

Para o adequado endereçamento de controles ao combate a lavagem de dinheiro, será adotada a abordagem baseada em risco, o que significa que as medidas de PLD/FT nessa instituição podem variar em função dos riscos específicos aos quais seus produtos e serviços estão expostos, bem como seus clientes. As remediações e controles de contorno a tais riscos devem ser proporcionais a esses riscos a fim de mitigá-los eficazmente.

A metodologia da abordagem com base no risco vai ao encontro das recomendações do Grupo de Ação Financeira Internacional (GAFI).

A metodologia de Avaliação de Riscos será formalizada, revisada bianualmente e aprovada pelo Conselho de Administração.

6. PRODUTOS E SERVIÇOS

O estudo de novos produtos e serviços dá-se pela percepção de novas oportunidades comerciais, sendo essas impulsionadas pela Diretoria Comercial e Marketing.

Esse produto ou serviço deve ser aprovado pelo Conselho Administrativo quanto à estratégia e viabilidade financeira e ao Comitê Executivo para verificação de capacidade operacional.

Com o objetivo de prevenir a utilização de produtos e serviços dessa companhia para realização de atividades ilícitas relacionadas a prática de Lavagem de Dinheiro e financiamento ao terrorismo, a equipe de Governança e Compliance deverá ser acionada a partir da definição de um novo produto, com o objetivo de avaliar e agregar processos e controles a essa operação com a finalidade de mitigar seu uso para finalidades ilegais.

7. CONHEÇA SEU CLIENTE - KYC (Know You Costumer)

Para fins de prevenção a crimes de “Lavagem” de dinheiro e financiamento ao Terrorismo, são realizados procedimentos de verificações denominados de “Conheça seu Cliente – KYC”, no momento da adesão a cota de consórcio.

Para adesão ao consórcio deverá ser preenchida integralmente a proposta de adesão, bem como deverá ser apresentada a documentação pertinente a esse processo.

Caberá ao Departamento de Adesões no momento da conferência da proposta validar e garantir a correta coleta dos dados, e ao departamento de pós-vendas a dupla checagem dos dados no momento em que realizar o primeiro contato de Boas Vindas junto ao cliente.

O procedimento de verificação ocorre por meio de coleta análise e confirmação dos dados cadastrais, e têm como finalidade assegurar que as negociações realizadas foram conduzidas de forma clara, transparente e sem utilização de recursos provenientes de qualquer ato ilícito.

Não é permitido o inicio do relacionamento entre cliente e Embracon sem que os dados cadastrais mínimos estabelecidos sejam coletados.

7.1. Pessoas Politicamente Expostas

O cliente deve declarar no momento de sua adesão se é uma pessoa politicamente exposta ou se possui relacionamento com pessoas de cargo público no período de 5 (cinco) anos pela proposta de adesão ao consórcio.

O Departamento de Governança e Compliance deverá manter tal lista atualizada.

7.2. Transações em Países Sensíveis

De acordo com GAFI e os órgãos reguladores internos, há países que merecem especial atenção por não possuírem arcabouço legislativo e regulatório adequados no tocante à prevenção e ao combate à lavagem de dinheiro, o que torna tais locais mais propensos à prática de lavagem de dinheiro.

O objetivo da Embracon não é inibir negócios legítimos nas jurisdições identificadas, e, tampouco, encerrar de forma injustificada o relacionamento, mas avaliar o risco inerente à relação com clientes que tenham origem em ditas localidades. Com efeito, as operações e/ou negociações realizadas por tais clientes terão especial atenção quanto ao monitoramento pela área de Compliance.

7.3. Identificação e Qualificação do Beneficiário Final

As informações cadastrais relativas à cliente pessoa jurídicas abrangem as pessoas naturais autorizadas a representá-la, bem como a cadeia de participação societária, até alcançar a pessoa natural caracterizada como beneficiário final.

Deverão ser identificados no momento do início do relacionamento com clientes Pessoa Jurídica toda a composição societária da companhia, ou seja, 100% de seus sócios, caberá ao Departamento de Adesões a responsabilidade por esse cadastro.

7.4. Testes de Adequação Cadastral

O Departamento de Riscos e Controles Internos realiza anualmente teste de avaliação cadastral, com o objetivo de monitorar e validar se a coleta e atualização de dados cadastrais de clientes estão sendo realizadas de acordo com os regulamentos internos e arcabouço legal relacionado, bem como, se as melhores práticas processuais e de mercado estão sendo empregadas nessa atividade.

8. CONHEÇA SEU FUNCIONÁRIO – KYE (Know Your Employee)

O procedimento de “Conheça seu Funcionário – KYE” é adotado em toda jornada do colaborar com o objetivo de mantermos e fortalecermos um grupo de colaboradores alinhados com os fortes princípios éticos e de integridade que são estabelecidos em nossa organização.

Na etapa de recrutamento e seleção o colaborador passará por processo de entrevista pela equipe de Pessoas e Resultados, e Diretorias especificas. Nesse momento já serão adotados critérios de coleta e análise de dados e reputação, estando essas adequadas ao nível de risco de cada função em relação aos processos de atuação.

Os dados dos colaboradores deverão ser anualmente atualizados.

Tanto na etapa recrutamento, quando na atualização periódica será de responsabilidade do PR a coleta dos dados, e do Compliance a análise, avaliação e diagnóstico de quaisquer distorções identificadas.

9. CONHEÇA SEU PARCEIRO – KYP (Know Your  Partner); e  CONHEÇA SEU FORNECEDOR – KYS (Know Your Supplier)

O procedimento de Conheça seu Fornecedor – KYS” e “Conheça o seu Parceiro - KYP” tem como objetivo promover o relacionamento ético e transparente entre a Embracon e seus prestadores de serviços, para que assim seja possível construir relações pautadas na confiança e qualidade, visando uma parceria de longo prazo.

Para que a Embracon possa assegurar a manutenção de seu relacionamento apenas com terceiros idôneos é obrigatória a realização de análise prévia às contratações com o objetivo de analisarmos antecendentes, qualificação, reputação, e adoção de medidas éticas e de integridade por meio de due diligence.

A responsabilidade de realizar o cadastro dos dados do Parceiro e mantê-los atualizados é da equipe de Parcerias de Negócios.

Cabe ao Jurídico a reponsabilidade por verificar se o fornecedor não possui nenhum impeditivo para a formalização da contratação.

10. TREINAMENTO E PROMOÇÃO DA CULTURA ORGANIZACIONAL

Com o objetivo de fomentar a cultura ética, e buscando a conformidade com nosso arcabouço legal a Embracon adota programa de treinamento obrigatório para Prevenção à Lavagem de Dinheiro e anti-terrorismo para seus colaboradores, terceiros, parceiros e prestadores de serviços.

O objetivo do treinamento é dar ciência, fomentar e capacitar nossas partes relacionadas quanto as nuances e atividades que devem ser praticadas para a prevenção ao crime de lavagem de dinheiro e anti-terrorismo.

Os treinamentos são disponibilizados de forma online, através de nossa  Universidade Corporativa, e devem ser atualizados bianualmente.

Devem ser realizados programas e treinamentos específicos voltados ao PLD/FT, para as áreas sensíveis, sendo elas Compliance, Crédito e Cobrança, Pós-vendas e Gerências Comerciais.

A periodicidade dos treinamentos poderá variar de acordo com atualizações normativas que impliquem na necessidade de adequações nos controles internos.

A Embracon promoverá também campanhas com o objetivo de fortalecer a cultura organizacional no que tange a prevenção a lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo por meio de seus canais de comunicação periodicamente.

11. MONITORAMENTO DE OPERAÇÕES

Deve ser mantido registro de todas as operações realizadas nessa organização: Produtos, serviços, pagamentos, recebimentos e transferências.

Com o objetivo de monitorar operações financeiras atípicas que contenham indícios de lavagem de dinheiro as operações são integralmente avaliadas mensalmente, e a partir de uma métrica de atipicidade e risco em nossas operações são destacadas as operações que apresentam algum tipo de atipicidade para análise.

Cabe a equipe de Governança e Compliance, não excedendo ao prazo de 45 dias, analisá-las, individualmente, não se limitando à movimentação financeira para elaboração de dossiês específicos, devendo os mesmos serem submetidos ao Comitê de Prevenção a Lavagem de Dinheiro para a tomada de decisão quanto à comunicação ao COAF.

12. COMUNICAÇÃO AO COAF

Todas as atipicidades previstas nas regras contidas no Manual de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento ao Terrorismo se validadas em análise individual, e aprovada pelo comitê de prevenção a lavagem de dinheiro deverão ser comunicadas ao COAF, no dia útil seguinte a tal decisão.

As comunicações ao COAF seguem os enquadramentos conforme descrito na Carta Circular 4.001, de 29 de janeiro de 2020 e Circular 3.942 de 21/05/2019 são realizadas de forma “atípica”, em razão das situações diferenciadas que podem configurar indícios de crime de lavagem de dinheiro.

13. AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE

Anualmente é elaborada avaliação dos procedimentos de análise e monitoramento dos casos suspeitos de Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo, com a finalidade de mensurar a efetividade dos controles internos existente na empresa e encaminhado ao Conselho de Administração.

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