Art. 1º - O Comitê de Conduta Ética, foi criado pelos Acionistas em reunião realizada em 08/09/2015, na rua Dr. Yojiro Takaoka, nº 4.422 – Alphaville, cidade de Santana de Parnaíba /SP e passa a regular-se por este Estatuto.
Art. 2º - O Comitê de Conduta Ética, doravante denomina “Comitê”, órgão não estatutário de caráter permanente, tem por objetivo propor ações quanto à atualização, adequação, disseminação e cumprimento dos Códigos de Conduta Ética do Embracon, tanto corporativo quanto setoriais, de modo a assegurar sua eficácia e efetividade.
Parágrafo Único - As atribuições e ações do Comitê devem, necessariamente, estar alinhadas às Políticas e Normas Internas que regem o assunto, além das regulamentações e legislações aplicáveis.
Art. 3º - O Comitê responderá e reportará suas atividades ao Conselho de Administração.
Art. 4º - O Comitê será constituído por 05 membros efetivos e 05 membros suplentes, todos formalmente nomeados por meio do Conselho de Administração.
Parágrafo Primeiro - A função de membro do Comitê é não remunerada e indelegável.
Parágrafo Segundo - No caso de vacância de qualquer cargo de membro do Comitê, o Conselho de Administração nomeará substituto, nas ocasiões em que julgar necessário.
Parágrafo Terceiro – Os membros do comitê não passarão por sistema de rodízio.
Art. 5º - O comitê terá as seguintes atribuições:
a) Analisar e julgar as eventuais infrações e violações aos Códigos de Conduta Ética, tanto corporativo quanto setoriais, e/ou às políticas e normas do Embracon, sejam elas recebidas diretamente do denunciante ou por intermédio das Dependências do Embracon;
b) Determinar a adoção das medidas necessárias, mediante emissão de parecer endereçado às Dependências competentes;
c) Garantir que as infrações e violações sejam seguidas de ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis;
d) Assegurar que o Conselho de Administração esteja ciente dos assuntos que possam causar impacto significativo à imagem do Embracon e;
e) Encaminhar para deliberação do Conselho de Administração os assuntos relacionados a cargos executivos.
Art. 6º - Compete ao Coordenador do Comitê avaliar e definir os assuntos a serem discutidos nas reuniões.
Art. 7º - Compete ao coordenador do Comitê:
a) Presidir as reuniões do Comitê;
b) Autorizar a apreciação de matérias não incluídas na pauta da reunião;
c) Organizar e padronizar os indicadores a serem encaminhados, bem como, garantir a adequada investigação dos assuntos levados; e;
d) Elaborar os relatórios a serem submetidos ao Conselho de Administração, quando solicitado;
Art. 8º - Compete a assessoria do Comitê:
a) Agendar as reuniões e emitir as convocações aos membros do Comitê, encaminhando a pauta dos assuntos a serem tratados;
b) Secretariar, redigir, e encaminhar as atas realizadas aos participantes das reuniões do Comitê;
c) Prover os meios necessários para o funcionamento do Comitê;
d) Conservar sob sua guarda, sigilo e responsabilidade, os relatórios elaborados e submetidos ao Conselho de Administração.
Art. 9º - No exercício dos seus mandatos, os Membros devem:
a) Cumprir e fazer cumprir o Regimento do Comitê;
b) Examinar, com imparcialidade, as ocorrências que lhes forem apresentadas para deliberação;
c) Evitar situações de conflito que possam afetar os interesses da organização e de seus acionistas;
d) Manter o sigilo sobre toda e qualquer informação da organização a que tiver acesso;
e) Opinar e prestar esclarecimentos ao Conselho de Administração, quando solicitado;
f) Contribuir voluntariamente para o cumprimento do presente Estatuto;
g) Comparecer as reuniões do Comitê, quando convocado, previamente preparado;
h) Manter total e absoluto sigilo dos assuntos tratados em Comitê.
Art. 10º - Para o cumprimento de suas atribuições, o Comitê reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo uma vez ao mês, e extraordinário,sempre que necessário.
Parágrafo Primeiro – Os locais para a realização das reuniões serão definidos e encaminhados no edital de convocação.
Parágrafo Segundo – As convocações ocorrerão como simultâneo encaminhamento da pauta de assuntos.
Parágrafo Terceiro – O comitê reunir-se-á validamente com a presença de, no mínimo, 3 (três) participantes. Serão considerados presentes aqueles membros que participarem por meio de tele ou vídeo conferência.
Parágrafo Quarto – O comitê poderá convidar a participar de suas reuniões membros da administração e colaboradores internos e externos que detenham informações relevantes ou cujos assuntos constem da pauta de discussão e sejam pertinentes a sua área de atuação.
Parágrafo Quinto – As reuniões que forem deliberar sobre a revisão/alteração do regimento deverão ter, obrigatoriamente, a participação do Coordenador.
Parágrafo Sexto – Os assuntos serão registrados em Atas, que serão encaminhadas aos membros do comitê presentes na reunião, bem como os seus convidados, que fornecerão “o de acordo” ao documento encaminhado eletronicamente, devendo o mesmo ser em seguida impresso, e enviado para assinatura de todos os participantes. Esses documentos ficarão arquivados sobre a guarda da Área de Governança, Riscos e Compliance.
Art. 11º - Este estatuto poderá ser reformado, parcial ou totalmente, em casos especiais, mediante aprovação e autorização da maioria de seus membros presentes e convocados para este fim.
Art. 12º - O comitê poderá ser extinto ou dissolvido, por decisão do Conselho de Administração, convocado especialmente para esse fim.
Art. 13º - Os casos omissos neste Estatuto serão resolvidos pelo Conselho de Administração, e registrados em ata, desde que, não colidirem com este Estatuto.
Art. 14º - O presente Estatuto, discutido e aprovado, em reunião de Comitê, entrará em vigor na data de sua aprovação.
